På grunn av begrenset kapasitet må du søke om å gjennomføre gjensynstreff, og det blir gjort en prioritering blant innsendte søknader.
Den som ønsker å arrangere et gjensynstreff må sende søknad om det innen utgangen av april året før man ønsker treff. Du får først en bekreftelse på at søknaden er mottatt, før alle søknader behandles samlet. Svar på søknadene sendes ut i slutten av juni.
Ved for mange søknader vil disse prioriteres først:
De som får plass må bekrefte at de fortsatt ønsker å gjennomføre treff når de får svar på søknaden. De som eventuelt ikke får plass blir satt på venteliste, og kan få muligheten til å få plass om andre må avlyse.
Invitasjoner og påmelding håndteres av veteransenteret. Invitasjoner sendes ut rundt tre måneder før treffet, og svar fra deltagerne må være inne senest en måned før arrangementet. For at treffet skal kunne gjennomføres må det normalt være minimum 10 påmeldte.